Lean Law Firm

Die Idee unseres Lean-Law-Firm-Ansatzes stammt aus dem Lean Management System von TOYOTA (TPS) und lässt sich hervorragend auf Kanzleien übertragen, indem es auf Vermeidung von Verschwendung, Prozessfluss und kontinuierliche Verbesserung setzt. Statt Autos werden in Kanzleien Mandate bearbeitet.

Vermeidung von Verschwendung in der Kanzlei

• Wartezeiten: Mandantenakten liegen unbearbeitet auf dem Schreibtisch oder Freigaben durch Partner verzögern den Ablauf.
• Überbearbeitung: Zu lange, komplizierte Schriftsätze oder zu detaillierte Prüfungen, die der Mandant weder bezahlt noch braucht.
• Bestände: Unbearbeitete Stapel an Vorgängen oder ungeöffnete E-Mail-Postfächer blockieren die Übersicht.

Fluss und Taktung (Just-in-Time)

• Wertstromanalyse: Den Weg eines Mandats vom Erstkontakt bis zur Abrechnung Schritt für Schritt aufzeichnen und bremsende Hürden entfernen.
• Pull-Prinzip: Arbeit erst dann weiterleiten oder annehmen, wenn der nächste Bearbeiter sie auch tatsächlich bearbeiten kann – ähnlich wie das Kanban-System bei Toyota.
• Standardisierung: Feste Checklisten und Textbausteine für wiederkehrende Standardmandate (z. B. Gesellschaftsgründungen, Standardverträge) nutzen, um die Qualität zu sichern und Zeit zu sparen.

Kultur und Fehlermanagement

• Visuelles Management: Nutzung von digitalen Kanban-Toren oder Task-Boards, sodass der Status jedes Mandats für das ganze Team sofort sichtbar ist.
• Jidoka (Stopp bei Fehlern): Bei Fehlern in Schriftsätzen oder Fristen den Prozess sofort anhalten, die Ursache klären und den Fehler abstellen, statt ihn unbemerkt weiterzureichen.
• Kaizen (KVP): Das gesamte Team regelmäßig in kurzen Runden (Jour Fixe) dazu anregen, kleine Verbesserungen im Kanzleialltag vorzuschlagen.

Im Rahmen von Ablaufanalysen drehen wir jeden Stein um. Wir zeigen Ihnen, wie sie ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und durch Automatisierung ihre Produktivität erheblich verbessern. Unser Fokus liegt auf der Transformation hin zu agilen Strukturen, dem Übergang zu Festpreismodellen und der Einhaltung von bekannten Compliance-Vorgaben.